職場中如何做到有效溝通

時間：2025-12-12 11:19:49 職場勵志

職場中如何做到有效溝通

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　　首先溝通是心質的溝通，心質也即心態，好的心態才能有正面的思維，有了正面的思維才能有正面的表達，從而達到正面的溝通。吳維庫講座中主要講的是“陽光心態”，我認為這就是為達到有效溝通、和諧溝通所需具備的心態，難怪很多人都說“態度決定一切”。按翟鴻燊教授的說法，想做好溝通，就先要“變態”，即“改變心態”，改變不良的心態，改變不好的狀態。有了好的心態才能讓我們擁有正面的、正確的思考。擺正心態、正面思考、正面表達，這就是有效溝通的前提條件。

職場中如何做到有效溝通

　　但現實中的實際溝通不是很容易的，特別是工作中的溝通。例如，有業績考核指標的銷售員在一起進行溝通時，業績好的銷售員為了保證自己的領先地位，很有可能不會把自己認為有效的方法全盤說出來。這種情況也在其它部門的技術員、點檢員、綜合員們身上發生著。再比如，工作中部下認為上司說得或者做得并不對，但出于自己職位的考慮，部下可能不會向上司說出來。或者，員工們對領導或對公司的制度有不滿，但卻不愿意把自己真實的想法說出來。這都是無效溝通的表現，這會影響工作效率，影響公司的團隊協作。

　　我認為，工作中要進行有效的溝通，首先需要依賴團隊，要制定明確的團隊目標，并進行目標管理。在目標管理中，團隊的領導和成員一起討論目標、計劃、問題和解決方案。整個團隊都著眼于完成目標，這會使溝通有一個共同的基礎，彼此能夠更好地了解對方。為了完成團隊的目標，團隊內部會制定相應的部門目標、個人目標，有時這些內部目標之間會產生一些沖突，一但溝通不好就會影響內部目標，進而影響團隊目標。即便有這種情況，但只要基于整體目標而出發去溝通，溝通的結果必然會得到改善。

　　其次，做為團隊的領導，要充分重視團隊內部的溝通，要多創造溝通的途徑，讓上下級之間、各員工之間、各部門之間形成一種有效溝通的環境。公司每周五下午的'經理接待日，就是為我們創造的一個上下溝通的渠道。建議在本鋼浦項冷軋專刊上設立一個有問必答欄目，鼓勵所有員工提出自己的問題或者疑問，以此來增強溝通的渠道。

　　再次，團隊成員要提高自身溝通的能力和水平。要學會溝通前的傾聽，要學會把注意力放在溝通的結果上。要把問題在基層溝通好，盡量不把溝通不好的問題上報給部門領導。部門之間的問題也要盡量在部門之間溝通好，不要把問題都上報給主管經理。

　　總之，有效的溝通對團隊建設非常重要。因此，我們廣大員工，應統一思想、提高認識，克服溝通障礙，實現有效溝通，為實現個人和本鋼浦項團隊的共同發展而共同努力。

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　　一、書面方式如何做到有效溝通：

　　溝通的形式有很多種：口頭或書面溝通、詳細或簡略溝通、正式或非正式溝通。本文就以職場上的書面、口頭兩種溝通形式為背景，來分別闡述書面、口頭兩種溝通形式之下如何進行有效溝通。

　　書面的溝通方式一般分為：書面報告、通知、電子郵件、信件等形式。

　　1、在撰寫書面報告、通知時如何進行有效溝通呢？

　　書面報告、通知在撰寫時需要注意，這種溝通方式是單方面的溝通方式，在撰寫時為了讓受眾（書面報告的溝通對象一般是領導、通知的溝通對象一般是全體員工）提升效率，一般要注意以下幾點：

　　1）明確撰寫目的：報告或通知撰寫的目的一定要事先明確好。

　　比如撰寫《20xx年招聘預算報告》：撰寫目的就是為了向公司申請一年的招聘預算——用途、額度都要說明（擬使用的招聘渠道及相應預算），報告的核心內容也要圍繞目的而展開。

　　2）明確時限：在撰寫報告或通知的時候，一些必要的時限一定要明確。

　　比如撰寫《20xx年招聘預算報告》：相關招聘渠道的到期日或新增渠道的時間要在報告中寫明，以助領導決策。

　　如果相關報告遲遲未能獲得領導批復，那就要及時跟進，跟領導確認報告中是否還有需要補充說明或修改之處，石沉大海是絕對不行的，這也是提高報告審批效率的一個重點。

　　對于已經發布的通知，可能會有員工來問詢相關事宜，作為起草通知的部門，人力資源部耐心予以口頭解釋或說明即可。

　　2、在以電子郵件為溝通方式時，如何進行有效溝通呢？

　　1）增加輔助手段，提升溝通效率。

　　在以電子郵件為溝通方式時，為了提升溝通效率，我一般都是“郵件+口頭通知/微信通知”的形式來提升溝通效率：我在發出郵件之后，一般在微信上通知或者打電話通知對方及時查收郵件。

　　比如，我給美女法務總監A發一封附件為某協議的郵件，在微信上，我及時發了個微信：“親，我剛發了一份郵件給你，請注意查收。”

　　對方：“好的，我現在有點忙，一會去看。”

　　我：“沒問題。”

　　2）郵件正文盡可能把要點講清楚并約定清楚回復時限。

　　在郵件撰寫時，我一般力求郵件正文把郵件要點言簡意賅的講清楚，并且約定清楚回復時間。

　　比如，我給美女法務總監A發的那封郵件正文是這樣的：

　　“A律：

　　您好，附件是XXX協議，請查收為盼。附件為審閱模式，系我改過一版的版本，您如果有修改意見，建議以審閱模式發我，下班前回復即可。如有任何問題，請及時溝通，多謝多謝！”

　　文件正文中我把情況說清楚了，并且給對方要求了回復協議要以審閱模式發我——而不是“clean版本”——為的就是我知道她修改的地方在哪里，以便為或有的溝通做好準備。

　　在郵件正文最后，我給到了回復時限，這也是讓對方知道我對她工作成果回復的時限要求。

　　3）郵件溝通目的是留痕，溝通方式不限。

　　關于那句“如有任何問題，請及時溝通”——這一句是說明遇到任何問題的時候，可以及時溝通——溝通方式不限。

　　比如A律給我回復了郵件，里面有她的修改意見，我給乙方反饋之后，乙方發來了對方的修改意見而且做出了讓步，我發給A律郵件進行再次審核，A律發了個微信給我再次闡述了自己的修改意見。

　　我看到了微信，立即給A律打電話過去，我：“A律，您是不是在手機端看我發您的郵件？”

　　A律：“對啊，這不是已經下班了嗎，我在回家路上。”

　　我：“哎呀，手機端看附件是看不到審閱痕跡的。乙方同意了您提出來的意見，您在電腦端可以看到對方的審閱版本的修改意見，您回家之后受累看一下，回復個郵件，多謝多謝~”

　　A律：“好的，我回家看一下就回復。”

　　不久，我收到了A律發來的“無異議”的回復郵件，以及她的微信：“親，郵件已回復。”

　　Tips：不管是書面報告、通知還是郵件，在溝通過程中要明確溝通的.目的，并且要行文清楚、時限約定明白，輔助溝通手段要跟上，這都是可以時限有效溝通的小技巧。

　　二、口頭方式如何做到有效溝通：

　　口頭溝通一般分為正式和非正式溝通兩種。

　　正式的口頭溝通多見于培訓、演講、報告、會議、談判等等，如何做好以上場景的有效溝通呢？需要注意的有以下幾點：

1）做好提前準備，知己知彼有備無患：

　　不管是培訓、演講、報告、會議、談判，為提升溝通效果，事先準備非常重要。

　　受眾的背景、受教育程度、利益點等等都是事先準備需要了解的內容，除了談判之外，培訓、演講、當面報告、會議發言等等，都建議準備一個逐字稿。

　　談判之前除了要了解對方意外還要準備談判策略，確定自己談判的底線等等。如果跟我們有文化差異——比如談判對方是外國人，我們還要對對方的文化差異、交易習慣等有很深的了解。

　　2）控制時限，以免疲憊及走神。

　　成年人可以集中精力的時間一般為40分鐘左右，超過這個時間，就容易產生疲憊感或者走神，在進行正式的口頭溝通的時候，盡量控制時限，以免產生疲憊及走神。

　　那如果培訓、演講、報告、會議、談判時間超過40分鐘怎么辦呢？那就要對時限提前做合理的評估，看是否到了一定時間增加茶歇環節或者休息10分鐘。

　　非正式的口頭溝通在職場多見于工作匯報或者工作任務布置，在這種情況下，我建議題主要做好以下幾種準備：

　　1）平常積累識人功夫。

　　在工作中，要明白哪些領導和員工喜歡哪種溝通方式或者用哪種溝通方式有效，哪些是無效的，這種識人功夫要在平常工作中積累。

　　比如，有的領導是D特質，我在工作匯報中就會應用這種組合“結論+原因+請示。"先說結論，再說形成結論的原因，最后請示領導意見。這樣的溝通方式就很符合領導特質，效率也很高。

　　題主也許會說：“你這不是走捷徑嗎？”

　　還真不是，針對不同特質的人喜歡的溝通方式“對癥下藥”絕對不是走捷徑，而是為了提升效率——因為溝通的內容實質是不會改變的，只不過針對某種特質的人喜歡的溝通方式來進行溝通，一方面節省時間，另一方面還容易讓對方短時間內理解溝通內容，何樂而不為呢？

　　2）口頭溝通言簡意賅。

　　在口頭溝通的過程中，我盡量使用短句子來進行表述，盡量減少長而晦澀的句式表達，這樣做的目的是盡量讓語言不要成為溝通的障礙。

　　3）及時確認非常重要。

　　口頭溝通的最后，一般我都會以確認溝通內容做結，這個環節非常重要。

　　比如，在跟領導匯報完工作，領導有了工作指示之后，我一般會這樣跟領導確認：“X總，您剛剛指示的是不是我理解的這個意思——（用自己的語言重復一下自己對領導指示的理解）。”

　　領導如果認為我理解的到位，他就會說：“對的或沒問題”，如果我理解的有問題，他會說：“不是這樣的”再跟上他的解釋，直到我理解正確為止。

　　在跟下屬布置完任務的時候，我一般跟下屬這樣確認：“不知道我剛剛說的，你還有什么不理解的嗎？如果沒有不理解的，請用你的語言重復一下。”

　　通過這個環節，來確保我和下屬對工作指令的同步。

　　Tips：口頭溝通要做到高效很重要的工作就是平常的識人，除此之外口頭溝通的言簡意賅以及及時確認都非常重要。

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